Politika privatnosti

Verzija 1.0 · vrijedi od 19. kolovoza 2026.

1. Tko obrađuje vaše podatke

amiTrip je poslovna aplikacija za vođenje putnih naloga, dnevnica, kilometraže i evidencije izostanaka. Sastoji se od web aplikacije (amitrip.amiguest.com) i mobilne aplikacije za Android i iOS.

Aplikaciju izdaje i održava Amidal, obrt za računalno programiranje, vl. Dalibor Vugrinec, Kozarnjak 60, 48000 Koprivnica, OIB 11465673465 (u nastavku „mi" ili „amiTrip"). Kontakt za sva pitanja o privatnosti: amidal@amidal.hr.

2. Tko je voditelj, a tko izvršitelj obrade

Ovo je važno jer određuje kome se obraćate za svoja prava.

• Za podatke zaposlenika (putni nalozi, troškovi, kilometraža, godišnji odmori) voditelj obrade je vaš poslodavac — firma koja koristi amiTrip. Mi smo izvršitelj obrade i podatke obrađujemo isključivo po uputama poslodavca. Ako ste zaposlenik i želite ostvariti svoja prava, obratite se prvo poslodavcu.
• Za podatke o pretplati i korisničkom računu firme (podaci za registraciju, naplata, komunikacija s podrškom) voditelj obrade smo mi.

3. Koje podatke prikupljamo

Podaci o korisniku

Ime i prezime, e-mail adresa, telefon, radno mjesto, OIB i IBAN. OIB i IBAN potrebni su za obračun putnog naloga, isplatu i mjesečno izvješće JOPPD prema Poreznoj upravi. Lozinku i PIN za potpisivanje čuvamo isključivo kao kriptografski sažetak (Argon2) — ne možemo ih pročitati ni vratiti.

Podaci o putovanjima i troškovima

Odredište i svrha puta, datumi, prijevozno sredstvo, vozilo i stanje brojača kilometara, međuodredišta i dionice putovanja, iznosi dnevnica, te troškovi s kategorijom, iznosom, valutom, brojem računa i fotografijom računa.

Podaci o izostancima

Zahtjevi za godišnji odmor, slobodne dane, rad od kuće i bolovanje. Napominjemo da podatak o bolovanju posredno otkriva zdravstveno stanje, pa ga smatramo posebnom kategorijom podataka iz članka 9. GDPR-a i obrađujemo ga samo u opsegu nužnom za vođenje evidencije radnog vremena. Razlog bolovanja ne tražimo niti bilježimo.

Podaci o potpisivanju i evidencija promjena

Svaki elektronički potpis na nalogu bilježi vaše ime, ulogu, vrijeme, IP adresu, podatke o pregledniku ili uređaju i SHA-256 sažetak sadržaja naloga. Svaka izmjena podataka upisuje se u zapisnik promjena (audit log) sa starim i novim stanjem, korisnikom i IP adresom. Ovo je porezno-računovodstveni zahtjev: bez toga se nalog ne bi mogao dokazati u nadzoru.

Lokacija

Neobavezno. Vidi odjeljak 5.

Tehnički podaci

IP adresa, vrsta preglednika ili uređaja i vrijeme pristupa, te podaci o sesijama (tokeni za prijavu). Koristimo ih za sigurnost i otkrivanje zloupotrebe. Web aplikacija ne koristi kolačiće za oglašavanje ni analitiku trećih strana — samo lokalnu pohranu preglednika nužnu za održavanje prijave.

4. Zašto ih obrađujemo i po kojoj osnovi

Svrha	Pravna osnova (GDPR)
Izdavanje i obračun putnih naloga, isplata troškova	Izvršavanje ugovora o radu i pravna obveza poslodavca (čl. 6/1/b i 6/1/c)
Knjigovodstvena i porezna evidencija, JOPPD, temeljnice	Pravna obveza (čl. 6/1/c) — Zakon o računovodstvu, Zakon o porezu na dohodak
Evidencija izostanaka i godišnjih odmora	Pravna obveza iz Zakona o radu (čl. 6/1/c), a za podatke o bolovanju čl. 9/2/b
Elektronički potpis, zapisnik promjena, kontrola kilometraže	Pravna obveza i legitimni interes sprječavanja zlouporabe (čl. 6/1/c i 6/1/f)
Sigurnost sustava i otkrivanje neovlaštenog pristupa	Legitimni interes (čl. 6/1/f)
Naplata pretplate	Izvršavanje ugovora (čl. 6/1/b)
GPS oznaka mjesta nastanka troška	Privola koju dajete svakim pojedinačnim prilaganjem (čl. 6/1/a)

Ne koristimo vaše podatke za oglašavanje, ne prodajemo ih i ne donosimo automatizirane odluke koje bi imale pravni učinak na vas.

5. Lokacija, kamera i dozvole u mobilnoj aplikaciji

• Kamera — služi isključivo fotografiranju računa koje prilažete uz putni nalog. Fotografija se šalje na naš poslužitelj i veže uz taj trošak.
• Lokacija — neobavezna. Sprema se kao par koordinata uz račun i služi kao porezni dokaz mjesta nastanka troška. Ako dozvolu odbijete, aplikacija radi normalno, samo bez te oznake.

Obje dozvole možete u svakom trenutku povući u postavkama uređaja.

6. Koliko dugo čuvamo podatke

Vrsta podatka	Rok čuvanja
Putni nalozi, obračuni, računi, temeljnice	11 godina od kraja poslovne godine — Zakon o računovodstvu
Zapisnik promjena i elektronički potpisi	Jednako kao dokument na koji se odnose
Evidencija izostanaka	Prema rokovima iz Zakona o radu i propisa o evidencijama radnog vremena
Podaci korisničkog računa	Do brisanja računa ili prestanka pretplate
Sesije i tokeni za prijavu	Najviše 30 dana, a odmah pri odjavi ili promjeni lozinke

Zbog zakonske obveze čuvanja knjigovodstvene dokumentacije putne naloge ne brišemo ni na zahtjev. Ono što radimo pri brisanju računa opisano je u odjeljku 10.

7. S kim dijelimo podatke

Podatke ne prodajemo. Dijelimo ih samo s pružateljima usluga nužnima za rad aplikacije, koji ih smiju obrađivati isključivo po našim uputama:

Primatelj	Svrha	Lokacija
Hostinger	Poslužitelj s bazom i pohranom priloga	Europska unija
Resend	Slanje e-mail obavijesti o statusu naloga	SAD — uz standardne ugovorne klauzule
OpenRouteService	Procjena udaljenosti između mjesta polaska i odredišta	Njemačka
Anthropic	Čitanje fotografije računa (OCR) — samo kad firma ima uključenu tu mogućnost i ne koristi vlastiti ključ; slika se ne koristi za treniranje modela niti se trajno pohranjuje kod pružatelja	SAD — uz standardne ugovorne klauzule
Hrvatska narodna banka	Dohvat tečajne liste — ne šaljemo nikakve osobne podatke	Hrvatska

Dijagnostika grešaka. Kad se u aplikaciji ili na webu dogodi neočekivana greška, automatski nam se šalje njezin tehnički opis (poruka greške, ekran, verzija aplikacije i operativnog sustava te, ako ste prijavljeni, vaš korisnički račun) kako bismo je mogli ispraviti. Ti se podaci čuvaju na našem poslužitelju u EU 90 dana i ne dijele se s trećima.

Firma može za čitanje računa upisati vlastiti ključ pružatelja umjetne inteligencije (Anthropic, OpenAI ili Google). Tada fotografiju računa šaljemo izravno tom pružatelju po uputi firme i pod njezinim ugovorom s njim; za tu obradu firma je voditelj, a pružatelj njezin izvršitelj obrade.

Podatke ćemo otkriti i nadležnim tijelima kada to od nas zahtijeva zakon (primjerice Poreznoj upravi u postupku nadzora).

8. Kako štitimo podatke

• Sav promet ide preko HTTPS-a.
• Lozinke i PIN-ovi čuvaju se kao Argon2 sažetak, nikad u čitljivom obliku.
• Prijava koristi kratkotrajne tokene s rokom od 15 minuta.
• Pristup podacima ograničen je ulogom — zaposlenik vidi svoje naloge, voditelj svoj odjel, računovodstvo i administrator cijelu firmu.
• Podaci svake firme odvojeni su na razini baze i nedostupni drugim firmama.
• Svaki priloženi račun ima SHA-256 sažetak kojim se dokazuje da nije naknadno izmijenjen.
• Svaka izmjena podatka bilježi se u zapisnik promjena.

Ako ipak dođe do povrede podataka koja predstavlja rizik za vaša prava, obavijestit ćemo nadzorno tijelo u roku od 72 sata, a vas bez odgode.

9. Vaša prava

Prema GDPR-u imate pravo:

• zatražiti pristup svojim podacima i njihovu kopiju;
• ispraviti netočne podatke;
• zatražiti brisanje, u mjeri u kojoj nas zakon ne obvezuje na čuvanje;
• ograničiti obradu ili joj prigovoriti;
• na prenosivost podataka u strojno čitljivom obliku;
• povući privolu za GPS oznaku, bez utjecaja na dotadašnju obradu.

Ako ste zaposlenik firme koja koristi amiTrip, zahtjev uputite poslodavcu jer je on voditelj obrade. Ako se obratite izravno nama, proslijedit ćemo ga poslodavcu i o tome vas obavijestiti.

Pritužbu možete podnijeti i Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb, azop.hr.

10. Brisanje računa

Račun možete obrisati sami — u mobilnoj aplikaciji preko Profil → Obriši račun, a u web aplikaciji preko Moj profil → Brisanje računa. Postupak je opisan i na stranici Brisanje računa.

Pri brisanju trajno uklanjamo:

• ime i prezime, e-mail adresu i broj telefona;
• OIB i IBAN;
• radno mjesto;
• lozinku, PIN za potpisivanje i sve aktivne prijave na uređajima.

Zadržavamo, jer nas zakon obvezuje:

• putne naloge, obračune i priložene račune — 11 godina prema Zakonu o računovodstvu. Nakon brisanja računa u njima više ne stoji vaše ime, nego oznaka „Obrisani korisnik";
• zapisnik promjena i elektroničke potpise vezane uz te dokumente, jer bez njih nalog gubi dokaznu vrijednost.

Brisanje je trajno i ne može se poništiti. Ako ste jedini administrator firme, aplikacija će vas uputiti da prvo imenujete drugog administratora — inače bi firma ostala bez ikoga tko njome može upravljati. Za zatvaranje cijelog računa firme javite se na amidal@amidal.hr.

11. Djeca

amiTrip je poslovni alat namijenjen isključivo zaposlenicima i nije namijenjen osobama mlađim od 16 godina. Ne prikupljamo svjesno podatke djece.

12. Izmjene ove politike

Ako politiku bitno izmijenimo, obavijestit ćemo vas e-mailom i u aplikaciji najmanje 15 dana prije primjene. Datum posljednje izmjene uvijek stoji na vrhu ove stranice.

13. Kontakt

Za sva pitanja o obradi osobnih podataka pišite na amidal@amidal.hr. Odgovaramo najkasnije u roku od 30 dana.